Gestión del tiempo: 5 sencillos pasos para aumentar la productividad

Guía para una Mejor Planificación y Organización de gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una habilidad que puedes dominar fácilmente. Este sencillo plan de administración del tiempo de 5 pasos mejorará tus habilidades de administración del tiempo, te ayudará a identificar y eliminar las pérdidas de tiempo, y podrá hacer más cosas todos los días.

• ¿Tienes problemas con la gestión del tiempo?
• ¿Estás ocupado todo el día, pero no haces tanto como quisieras?
• ¿Pasas noches y fines de semana tratando de ponerse al día con el trabajo que deberías haber hecho durante la semana normal de trabajo?
• ¿Te preocupa perder tu trabajo o un contrato porque sigues perdiendo fechas límite para los proyectos?

No estás solo.

La gestión del tiempo es difícil para muchas personas. Eso es porque realmente no puedes «administrar» el tiempo. Es un recurso único. No puedes aumentar el tiempo, detener el tiempo o almacenarlo para usar en el futuro.

El tiempo no se detiene cuando el bebé te mantiene despierto la mitad de la noche, los puestos de tráfico de hora pico, las llamadas telefónicas lo interrumpen, los visitantes pasan, su computadora se congela, o dejas tu Smartphone olvidado. No importa lo que esté sucediendo en tu vida, tu oficina, tu industria o el mundo, el tiempo marcha implacablemente.

En algún momento de tu vida, casi todo el mundo tiene problemas para mantener el ritmo. Para algunas personas, los crujidos de tiempo son solo un problema ocasional. Pueden deberse a una sobrecarga de trabajo temporal, una falla prematura del equipo, una situación personal de corta duración o una falta de comunicación sobre los tiempos y las prioridades.

Otros tienen dificultades continuas para hacer las cosas a tiempo. Tienden a tener un sinfín de proyectos inconclusos que compiten por su atención, y pasan gran parte de su día apagando incendios, señalando con el dedo, culpando a otros o inventando excusas por incumplir los plazos.

Afortunadamente, no importa en qué categoría caigas, puedes domar al monstruo del tiempo. Todo lo que se necesitas es comprender tres principios clave de gestión del tiempo y luego seguir un plan básico de 5 pasos para recuperar el control de tus días.

3 Principios Clave para una Mejor Administración del Tiempo

No hay un solo sistema de gestión de tiempo, un conjunto de herramientas o estrategias que funcionen para todos. La administración del tiempo es un asunto personal. Cada uno de nosotros tiene diferentes personalidades, diferentes expectativas e interpretaciones diferentes del éxito.

Sin embargo, existen algunos principios de gestión del tiempo que se aplican a todos. Memoriza e internaliza estos tres principios para poder controlar mejor tu tiempo y reducir el estrés, incluso si nunca lees una oración más adelante en este artículo:

1. No puedes «administrar» el tiempo. Lo único que puede administrar es la forma en que, personalmente, usas el tiempo.
2. El éxito (o el fracaso) de las estrategias de gestión del tiempo que intentes serán determinadas por tu motivación personal para tener éxito. Cuanto más comprendas por qué utilizar tu tiempo de manera eficiente es importante para ti, tu familia y tu futuro, mejorara tu desempeño.
3. Nunca podrás hacer todo lo que todas las personas con las que interactúas quieren que hagas. Superwoman, Super Mom, Superman y Súper Dad existen solo en las películas y en la televisión. Las personas reales que manejan con éxito su uso del tiempo lo hacen priorizando sus actividades y dando la más alta prioridad a las actividades que son más importantes para lograr sus propios objetivos comerciales y personales.

Si realmente deseas mejorar tus habilidades de administración del tiempo, memoriza esos tres principios. Escríbelos en notas adhesivas y colóquelas en el monitor de su computadora, en la parte posterior de la funda de su teléfono, en tu bolso, en la nevera o en cualquier otro lugar que veas y léelas cuando te sientas estresado por la falta de tiempo.

Plan de Gestión de Tiempo de 5 pasos

Una vez que comprendas los principios de la administración del tiempo, controlaras el uso del tiempo, todo se reduce a estos 5 pasos básicos:

1.Escribe tus objetivos a corto y largo plazo

2.Determina lo que vale tu tiempo.

3.Manten un registro de tiempo durante al menos una semana

4.Analiza tu registro de tiempo para identificar las actividades de pérdida de tiempo (es decir, actividades que no te ayudan a alcanzar tus objetivos a corto y largo plazo)

5.Establece un plan para eliminar a los que pierden el tiempo en su día.

Comienza a administrar tu tiempo ahora

No espere otro día para comenzar a resolver tu problema de gestión del tiempo. Mientras más esperes, más atrás te retrasarás; cuanto más te retrases, más estresante será tu situación.

Paso 1: escribe tus objetivos a corto y largo plazo.

Piensa en las metas como las cosas que quiere lograr. Tendrás metas a corto plazo y metas a largo plazo. También tendrás metas personales y familiares, así como objetivos comerciales y profesionales.

La clave de la administración del tiempo es conocer tus objetivos, priorizarlos y centrarse en tareas y actividades que te ayuden a alcanzar esos objetivos.

Paso 2: determina cuál es tu tiempo.

Tómate unos minutos para calcular cuánto vale tu tiempo. Usa tu salario anual, o el salario que le gustaría pagar, como punto de partida. Cuando comprendas cuánto vale tu tiempo, podrás colocar un valor monetario en el tiempo que desperdicias. Saber cuánto te costará una breve interrupción te ayudará a motivarte a comenzar a administrar mejor tu tiempo para que puedas alcanzar los objetivos que te has propuesto.

Cuando hayas calculado tu tiempo, anota el costo de tu tiempo por una interrupción de cinco minutos, una interrupción de 15 minutos y una interrupción de media hora en una nota adhesiva u otra hoja de papel y colóquela en el monitor de tu computadora, teléfono, escritorio o donde quiera que lo veas con frecuencia concéntrate en el valor de tu tiempo te ayudará a usarlo más sabiamente.

Paso 3: mantener un registro de tiempo

No puedes arreglar algo roto hasta que determines exactamente qué está roto. Los médicos usan análisis de sangre, rayos X y otros estudios de diagnóstico para identificar los puntos problemáticos y determinar cómo tratar a sus pacientes.

Debes hacer lo mismo: solo que tu serás tu propio «paciente» y las herramientas de diagnóstico que utilizarás para determinar qué debes solucionarse es un registro de tiempo.

• Crea un registro de tiempo similar a este e imprime una copia para cada día de la semana.

Descargar hoja de trabajo

Mantén la copia de cada día en tu escritorio donde puedas alcanzarla fácil y rápidamente.

Para tener una idea precisa de cómo gastas tu tiempo y en qué desperdicias tu tiempo, registra el momento en que comienza cada actividad y el momento en que debes detener cada actividad debido a interrupciones, llamadas telefónicas, reuniones a las que asistas, etc.

Por ejemplo, si comienzas a escribir una carta de ventas a las 9:15 a.m., recibe una interrupción a las 9:30 por una llamada telefónica que dura 5 minutos, luego vuelves a escribir la carta de ventas a las 9:35, tendría tres entradas, uno a las 9:15, uno a las 9:30 para la llamada telefónica, y uno a las 9:35 cuando volvió a trabajar en la carta de ventas.

Escribe cada interrupción o cambio de actividad cuando ocurra, para que no te olvides de enumerar cualquier cosa. Al final del día, retrocede y califica cada cambio en las actividades en una escala del 1 al 10 de acuerdo con su importancia, asignando un número 1 a las actividades que son menos merecedoras de tu tiempo (por ejemplo, una llamada de ventas de alguien) no necesitó hablar) y 10 a las actividades que fueron más importantes para hacer durante el día.

Paso 4: Analiza tu registro de tiempo.

Mantén el registro de tiempo durante al menos una semana. Al final de la semana, regresa y analiza tu registro. Observa cuántos cambios en la actividad fueron innecesarios o no importantes para lo que necesitabas hacer para la semana y para tus objetivos a más largo plazo.

Por ejemplo, ¿Cuántas veces recibiste llamadas telefónicas que podrían haber sido manejadas por otra persona?

¿Cuántas veces revisaste tu correo electrónico o cuentas de redes sociales mientras estaba haciendo otra cosa?

Para obtener ayuda para detectar interrupciones y actividades innecesarias, consulta a continuación la lista de actividades comunes para perder el tiempo.

Ten en cuenta cuántas veces ocurrieron estas cosas.

¿Cuánto tiempo tomaron?

¿Cuánto te costó ese tiempo?

Los que ocurrieron con mayor frecuencia y fueron menos importantes son los principales factores que reducen el tiempo en tu día. (Ten en cuenta que, si estás distraído, o te distraes, puedes llevar 5 o 10 minutos o más recuperar su concentración en una tarea difícil).

40 Actividades comunes de pérdida de tiempo

1.Leer correos electrónicos con demasiada frecuencia durante el día

2.Participar en demasiadas comunidades en línea

3.Procrastinando trabajos que no quieres hacer

4.Mirando canales de redes sociales con demasiada frecuencia durante el día

5.Mensajes de texto con demasiada frecuencia

6.Ver videos de Youtube sin pensarlo

7.Navegando aleatoriamente en la web

8.Aceptar demasiados trabajos a la vez

9.Multitarea

10.Quejarse o hablar de otras personas

11.Culpar a las personas por cometer errores

12.No lee manuales ni instrucciones cuando comienza a usar nuevos productos o software

13.Soñador

14.Reflexionando demasiado sobre decisiones intrascendentes

15.Búsqueda a través del desorden de documentos perdidos u otros artículos

16.Siendo excesivamente limpio

17.Haciendo el trabajo usted mismo que podría ser delegado a otros

18.Micromanar a las personas que trabajan para usted

19.Permitir que los subordinados y los miembros del equipo le arrojen problemas que deberían resolver solos.

20.Cambiar prioridades innecesariamente

21.No tomando medidas para limitar las interrupciones

22.Escribir cartas, memos, informes que podrían ser escritos por una secretaria o asistente

23.Fallar en establecer metas y objetivos

24.No hacer un plan diario

25.Fallar en establecer prioridades

26Manejando por crisis

27.Planificación o administración de reuniones deficientemente

28.No mantener un buen sistema de llenado

29.Extrayendo archivos y materiales / no poniéndolos donde pertenecen

30.Usar métodos desactualizados

31.Error al automatizar procesos que podrían automatizarse para ahorrar tiempo

32.Involucrarse en conflictos personales

33.Inseguridad personal

34.Mala comunicación o malos hábitos de escucha

35.Demasiadas actividades personales y llamadas personales durante el horario comercial

36.Tener demasiada gente involucrada en las decisiones

37.No termina una cosa antes de comenzar otra

38.Tomar o hacer llamadas telefónicas sin importancia

39.Pasar demasiado tiempo en llamadas telefónicas

40.Hacer tareas sin importancia o innecesarias (trabajo ocupado)

Paso 5: Establece un plan para eliminar los desperdiciadores de tiempo

Para administrar mejor tu tiempo, has una lista de tus mayores actividades de pérdida de tiempo, y luego planea eliminarlas, o reduce drásticamente el tiempo que pasas con ellas.

• La mejor manera de hacer algo con respecto a esas actividades que consumen tiempo es escribir la causa del problema y los pasos para resolverlo utilizando un formato como el de la hoja de trabajo a continuación.

Descargar formato de trabajo

A medida que te preparas para abordar cada problema, enumera lo que se debe hacer y quién, además de ti, debe participar. Si la mayor pérdida de tiempo parece demasiado compleja para solucionarlo en este punto, comienza con problemas más pequeños. Cuando soluciones con éxito los pequeños problemas, avanza a problemas mayores.

Correcciones y soluciones temporales de Quick Time Management

Aprender a gestionar tu tiempo de manera eficiente todo el tiempo es algo que requiere tu conocimiento de los problemas y la práctica. Los viejos hábitos de pérdida de tiempo pueden ser tan difíciles como cualquier otro hábito de cambiar.

Pero si estás en un aprieto ahora y necesitas terminar un proyecto o dedicar más tiempo en tu día de inmediato, prueba estas soluciones rápidas y soluciones temporales de gestión del tiempo.

• Crea una lista de tus objetivos y colócalos donde los vea con frecuencia.
• Dedica unos minutos al final de cada día para planificar y para enumerar y programar actividades para el día siguiente.
• Asigna prioridades a cada una de esas tareas y comparte tiempo suficiente a los elementos de prioridad más alta para poder completarlos.
• Programa las tareas de mayor prioridad y/o las tareas más difíciles para el momento del día en que será más productivo
• Divide grandes tareas o proyectos en secciones manejables
• Programa tareas o proyectos más fáciles para tus tiempos menos productivos
• Establece fechas límite para completar cada tarea o parte de una tarea
• Elimina las distracciones durante tus horas laborales principales
• Reduce la cantidad de tiempo que pasa en las redes sociales
• Completa una tarea antes de comenzar otra
• Delega trabajo a otros en su personal
• Asegúrate de que tengan el entrenamiento y la autoridad para manejar tanto como sea posible por sí mismos
• Externalice el trabajo a otros departamentos, a otras empresas o
• Si es una persona «de la mañana», pospón la lectura de tus correos electrónicos hasta la tarde, si es posible. Usa la mañana para abordar prioridades importantes. Si estás esperando un correo electrónico importante, escanea tus correos electrónicos para ver el mensaje que está esperando y solo abra ese correo electrónico.
• Desactiva todas las notificaciones automáticas que le indiquen que hay un nuevo correo en la bandeja de entrada de tu correo electrónico para que no tenga la tentación de simplemente echar un vistazo.
• Desactiva las notificaciones de sonido en tu teléfono para que no tengas la tentación de mirar textos o notificaciones de redes sociales constantemente.
• Diles a los asistentes administrativos que mantengas las llamadas. Si no tienes a nadie para atender tus llamadas, deja que un contestador automático tome los mensajes por ti.
• Programa una hora específica del día para tomar y devolver llamadas telefónicas. Hacerlo ayudará a reducir la tentación de chatear con personas que llaman sobre cuestiones no urgentes.