El saber cómo organizar un evento en ocasiones puede ser muy molesto, incluso agotador. Y si no tienes los medios para organizarlo y planificarlo de forma correcta puede ser todo lo anterior y más.
Como me gusta facilitarle la vida a todos los emprendedores digitales en este post encontraras 6 tips para saber cómo organizar un evento corporativo o empresarial con mucho éxito.
Pasos para saber cómo organizar un evento social o empresarial
1. Proyectar con anticipación
Define el objetivo de tu evento. El tener en cuenta estos dos objetivos para tu evento te ayudarán a dirigirlo en la dirección correcta.
¿El evento va dirigido para educar a tu comunidad?
¿El evento es para persuadir a clientes potenciales y aumentar las ventas?,
Tienes que acortar tus objetivos lo más que puedas. Ten clara la idea de ¿por qué realizas tu evento?
Ese pensamiento deberá ser tu principal objetivo. siempre que sepas y tengas claro el objetivo de tu evento ¡te será más fácil realizarlo!
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2.Fijar tus objetivos
¿El saber exactamente lo que quieres conseguir con tu evento? No se trata de la cantidad de personas que lleguen al evento, así como tampoco se trata del simple hecho de que el evento se realice.
¿Cuál es tu objetivo al realizar un evento empresarial o social? ¿Agregar personas para que formen parte de tu equipo?, ¿un cambio a mentalidad positiva?, Piensa en estas tres opciones como las más importantes que te gustaría que se dieran como resultado de tu evento y visualízalas haciéndose realidad.
Puede ser que tu objetivo sea económico, social, empresarial, cultural o personal. ¡Decide tu objetivo!
3.Junta algunos socios.
Es fundamental y sobre todo necesario el tener y conseguir un buen equipo que tenga distintas funciones y habilidades.
Este equipo de socios puede ayudarte en diversas tareas, como la preparación de programas y planes de trabajo, la creación de invitaciones (físicas y digitales), recibir a los invitados.
Es decir, este equipo puede ayudarte a iniciar y terminar tu evento de manera satisfactoria.
Deberás capacitar a los miembros del equipo, así como a los supervisores para que estén al tanto de los planes del evento.
Estos socios o compañeros te pueden facilitar el trabajo de gran manera, solo ten en cuenta que cuando les pidas ayuda, informales desde un comienzo todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación dentro del evento.
4.Utiliza una herramienta potente en la gestión de inscripciones del evento
Implementa una herramienta para la gestión de inscripciones online, que te ayudara también en caso de que tu evento sea de cobro.
Existen diversas herramientas complicadas y difíciles de utilizar para el trabajo. Para facilitarte esta cuestión te voy a sugerir que pruebes Formfy ya que es una sencilla herramienta online que te facilitará organizar actividades y eventos gratis o de pago.
Te permitirá crear formularios de inscripción para organizar de manera sencilla tu actividad o evento. Así como explicar con todo lujo de detalles en qué consiste y a quién va dirigido. Los formularios que crees los puedes dar a conocer a través de tus redes sociales, blogs o correo electrónico.
Para conocer al instante quién se ha inscrito a tu actividad o evento. Establece las fechas de inicio y finalización del evento y gestiona las listas de inscrito y las listas de espera.
5. Analiza los costes del evento
Realiza un informe previo donde incluyas todos los gastos, ingresos e incluso los gastos dependientes.
Ten en cuenta que, si no realizas este informe, puedes terminar con una gran cantidad de facturas sin pagar y una billetera vacía.
¡Sé objetivo desde el comienzo para evitar sorpresas inesperadas el día de tu evento!
Busca diversas formas de reducir los costos. Si es un evento físico considera conseguir un lugar económico para llevarlo a cabo. Ten en cuenta que un evento empresarial o social pequeño y sencillo puede ser más impresionante que uno lujoso que termine siendo un fiasco.
6.Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento
Ya que tienes analizados los costos, es hora de hacer público tu evento. Apóyate en tu equipo para el proceso de promoción, diseña un banners, platillas y volantes si es un evento físico.
Estos deben incluir la fecha del evento, hora, lugar, invitado o invitados de honor, nombre y el tema o eslogan del evento.
Creo que lo mejor es preparar una versión inicial (sujeta a cambios) para visualizar toda la estructura del evento.
Otras maneras de dar a conocer tu evento, pueden ser por correos electrónicos, Facebook Ads, Twitter u otras redes sociales.
La clave para saber la forma correcta de como organizar un evento es hacer previamente una lluvia de ideas para atraer personas a tu evento y otra para que mantengan su atención durante el mismo.
Te invito a que dejes tu comentario sobre lo que te ha parecido este artículo y si conoces otras formas de organizar un evento no dudes en colocarla en los comentarios del post.