C贸mo potenciar tu empresa con un departamento de ventas

Organigrama de ventas de una empresa 驴qu茅 es y c贸mo acelera su proceso comercial?

Las ventas han dejado de ser sin贸nimo de improvisaci贸n para convertirse en una verdadera ciencia, basada en datos y procesos.

No es casualidad que un 谩rea tan importante para las organizaciones, con un impacto directo en el flujo de caja, necesite estar organizada y tener pasos de venta muy detallados.

A partir de un proceso empresarial claro, es posible garantizar que ning煤n cliente potencial se quede sin una respuesta adecuada y que la empresa pueda tener una previsibilidad m谩s precisa sobre sus ingresos.

Despu茅s de todo, dentro del mismo contexto, seguir siempre los mismos pasos te permite lograr, en promedio, los mismos resultados.

Y, para poner en orden los pasos comerciales, un organigrama de ventas de una empresa es una excelente herramienta.

En este art铆culo, te explicare por qu茅 y c贸mo puedes crear el tuyo, 隆vamos a verlo!

驴Qu茅 es un organigrama de ventas?

Un organigrama del proceso de ventas muestra los pasos y posibles acciones que acompa帽an a la venta de un producto o servicio. Se pueden usar para capacitar a nuevos empleados, analizar procesos existentes o como parte de un software de automatizaci贸n de ventas.

El organigrama de ventas, por tanto, es una adaptaci贸n de este modelo para que podamos ver gr谩ficamente todos los pasos comerciales de una empresa, visualizando tareas, responsables y correlaci贸n entre actividades.

Es importante que este proceso se desarrolle de tal manera que se pueda utilizar en cada oportunidad de venta, desde la generaci贸n del cliente potencial hasta la atenci贸n al cliente proporcionado por Customer Success.

ejemplo de organigrama del departamento de ventas

4 Razones para detallar los pasos de venta en el proceso empresarial

Una organizaci贸n que tiene un organigrama del departamento de ventas bien dise帽ado, y es capaz de implementarlo dentro de la rutina de los vendedores, gana en eficiencia y en la gesti贸n de procesos.

Adem谩s, hemos separado 4 beneficios m谩s por los que vale la pena crear uno en tu empresa:

1. Coloca el proceso de ventas en los pasos que deben seguirse

Incluso siguiendo un embudo de ventas y teniendo un equipo calificado con responsabilidades claras, es com煤n tener fallas en tu proceso de ventas.

La propuesta que est谩 detenida por d铆as en la mano del financista, el contrato que se olvida del vendedor, el seguimiento que no pasa. 驴O vas a decir que nunca pasaste por eso en tu gesti贸n?

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Con un organigrama de ventas, todos los pasos son claros y est谩n condicionados por pasos anteriores o posteriores. Es decir, no hay forma de continuar con la negociaci贸n si no se ha logrado un paso anterior.

Del mismo modo, 隆todos los involucrados en la venta son muy conscientes de su papel y responsabilidad de hacer que se produzca el cierre!

2. Reducir riesgos

Una vez que los procesos en el departamento ventas son claros y el inicio de una actividad est谩 condicionado a la finalizaci贸n de otra, los riesgos para la organizaci贸n tambi茅n son menores.

Esto ocurre principalmente en la fase final del organigrama de ventas, cuando comienza la incorporaci贸n y la lealtad del cliente, un momento crucial para mantenerlo en la cartera.

Otros riesgos que se diluyen son:

  1. Oportunidades perdidas debido al tiempo
  2. 芦Abandono禄 prospectivo por falta de seguimiento
  3. Olvidar cualquier fase contractual que garantice la seguridad jur铆dica

3. Pon al cliente en el centro del proceso

Aunque cuando hablamos de procesos todo puede parecer m谩s privado y menos personal desde el punto de vista de la relaci贸n con el cliente, el organigrama de ventas puede mostrar todo lo contrario.

Eso es porque establece los pasos de venta basados 鈥嬧媏n el recorrido del cliente a trav茅s del embudo.

隆Pronto, todas las acciones se basar谩n en la experiencia de compra! Basta con que t煤 y tu equipo sepa personalizar cada actividad y ser谩 posible construir una experiencia inolvidable para el cliente potencial.

4. Garantiza una mejor previsibilidad en los resultados

Como dec铆a al principio de este art铆culo, cuando se presenta un escenario similar, seguir un proceso bien estructurado en cada oportunidad, nos permite predecir cu谩les ser谩n los resultados que se obtendr谩n.

Por supuesto, son muchas las variables que pueden incidir en la consecuci贸n de las ventas, como momento econ贸mico, movimientos en el sector, entre otras. Pero, aun as铆, es posible trabajar con mayor asertividad en la previsibilidad de las ventas.

  • 驴Y qu茅 significa esto para una empresa?

隆Realiza inversiones de una manera mejor planificada, predice contrataciones, realiza campa帽as comerciales y muchas otras acciones que ayudan a impulsar a煤n m谩s las ventas!

驴C贸mo crear un organigrama de ventas?

Ahora ya sabe cu谩l es la funci贸n de un organigrama de ventas y c贸mo ayuda a administrar el proceso comercial, 驴verdad?

隆Entonces es hora de ensuciarte las manos para crear el tuyo!

En primer lugar, busca herramientas que permitan la construcci贸n de un organigrama de ventas que sea visualmente claro para todos y que permita monitorear de manera simplificada.

Los sistemas CRM generalmente tienen esta funci贸n. Tambi茅n existen herramientas en l铆nea para crear estos modelos.

Luego, comienza a 鈥渆scribirlo鈥 todo el proceso de ventas. Si a煤n no lo has documentado, 隆esta es una buena oportunidad para hacerlo!

Informaci贸n m谩s importante que debe de tener un organigrama de ventas

Al dibujar tu organigrama de ventas, recuerda detallar cada actividad a realizar, incluidos los siguientes detalles:

  1. Responsable
  2. Tipo de acci贸n
  3. Siguiente paso o acci贸n en s铆
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Con base en esta premisa, es hora de proporcionar informaci贸n a tu organigrama.

Y, para hacer eso, solo date cuenta que no es m谩s que los pasos del proceso de venta. Si bien pueden tener especificidades seg煤n el tipo de marketing de tu producto o servicio, generalmente ser谩n los mismos que los presentas en el embudo de ventas:

  1. prospecci贸n;
  2. identificaci贸n de clientes potenciales;
  3. calificaci贸n de clientes potenciales;
  4. propuesta y negociaci贸n;
  5. cierre;
  6. inducci贸n; y
  7. lealtad

Como es el organigrama del departamento de ventas

1.Ventas

El Departamento de Ventas es responsable de desarrollar y mantener las relaciones con los clientes.

Trabajan con la funci贸n de marketing para nutrir clientes potenciales a trav茅s del embudo de ventas, desde el descubrimiento de un producto o servicio hasta la compra (y compras repetidas).

Los vendedores modernos utilizan varios m茅todos para llegar a los clientes, incluido el correo electr贸nico, el tel茅fono, las redes sociales, el correo directo e incluso la antigua t谩ctica puerta a puerta.

En algunos casos, los representantes de ventas cuentan con el apoyo de expertos t茅cnicos en la materia y empleados administrativos para garantizar que dediquen la mayor parte de su tiempo a interacciones valiosas con los clientes.

2.Ventas internas

La funci贸n del departamento de ventas Internas es responsable de desarrollar y mantener las relaciones con los clientes.

A diferencia de la funci贸n de ventas externas (o ventas de campo), nutren y desarrollan clientes potenciales de forma remota, trabajando por tel茅fono (telemarketing, llamadas en fr铆o) o por Internet para crear oportunidades de ventas.

El personal de ventas internas, a veces denominado telemarketers, es monitoreado de cerca para asegurar que est谩n haciendo la cantidad correcta de llamadas a los clientes potenciales de ventas calificados y manejando esas llamadas de manera apropiada, cada d铆a.

  • Puestos de trabajo de ventas internas comunes: telemercadeo, representante de telemarketing, representante de ventas internas, representante de cuentas

3.Investigaci贸n y generaci贸n de leads

La funci贸n del departamento de investigaci贸n y generaci贸n de prospectos est谩 estrechamente vinculada a la funci贸n de marketing.

Son responsables de desarrollar clientes potenciales de ventas preseleccionados (es decir, calificados) que coincidan con la personalidad de un comprador t铆pico a trav茅s de una variedad de canales (boletines informativos por correo electr贸nico, redes sociales, correo directo, investigaci贸n en l铆nea, etc.), investigando esos clientes potenciales y pasarlos a los empleados de ventas (personal de ventas internas o externas) para su seguimiento.

La informaci贸n sobre las oportunidades de venta (direcci贸n, n煤mero de tel茅fono, correo electr贸nico, historial de contactos, cargo, informes directos, etc.) a menudo se recopila en una aplicaci贸n de gesti贸n de relaciones con el cliente (CRM) para referencia futura.

  • Puestos de trabajo comunes de generaci贸n de prospectos e investigaci贸n: analista de ventas, generador de prospectos, especialista en soporte de ventas, representante de soporte de ventas

4.Ventas externas

El Grupo de Ventas Externo se re煤ne con clientes potenciales o existentes cara a cara para desarrollar y mantener relaciones.

A menudo trabajan con el personal de ventas internas, generaci贸n de prospectos y soporte de ventas para rastrear prospectos, establecer reuniones, recopilar inteligencia de ventas, generar propuestas y producir cotizaciones para prospectos de ventas.

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El personal de ventas externas es el 芦rostro禄 de muchas empresas: interact煤an directamente con clientes potenciales y existentes. Estas interacciones pueden hacer o deshacer la percepci贸n p煤blica de la empresa que representan.

  • Puestos de trabajo comunes de ventas externas: Representante de ventas directas, Representante de ventas externas, Representante de ventas de 谩rea.

5.Precios y cotizaciones

El Grupo de Precios y Cotizaciones trabaja en estrecha colaboraci贸n con los equipos de ventas internas y externas para generar cotizaciones precisas para la cantidad de productos o servicios que el cliente acord贸 comprar.

Fijan el precio de todos los productos o servicios, crean programas de pago (si es necesario), administran los precios con descuento y segmentados y tambi茅n determinan los ingresos proyectados para cada cliente.

  • Puestos comunes de precios y cotizaciones: Especialista en precios, Analista de precios, Especialista en servicio al cliente, Especialista en gesti贸n de pedidos

6.Incentivos y gesti贸n del rendimiento de ventas

El Grupo de Incentivos y Gesti贸n del Desempe帽o de Ventas desarrolla paquetes de compensaci贸n para la fuerza de ventas y establece metas e indicadores clave de desempe帽o (KPI) basados 鈥嬧媏n los objetivos de la empresa.

Son responsables de definir cuotas de ventas, territorios, objetivos de ventas basados 鈥嬧媏n ganancias, pron贸sticos de ventas y mantener un alto nivel de desempe帽o dentro de la fuerza de ventas.

Trabajan con la administraci贸n de ventas para revisar los paquetes de compensaci贸n y ajustarlos en funci贸n de los comentarios del personal de ventas, los objetivos de la empresa y las tarifas de pago del mercado.

  • Puestos comunes de empleo en Incentivos y gesti贸n del rendimiento de ventas: Analista de rendimiento, Analista de ventas, Analista de comisiones de incentivos

7.Soporte de ventas

El Grupo de soporte de ventas trabaja en estrecha colaboraci贸n con los equipos de ventas internos o externos para recopilar detalles sobre las necesidades de los clientes potenciales, redactar propuestas de ventas, confirmar reuniones y realizar cualquier otro trabajo administrativo (impresi贸n, env铆o de faxes, programaci贸n, etc.) relacionado con las actividades de venta.

El personal de soporte de ventas est谩 dise帽ado para permitir que los productores de ventas mejor pagados se concentren en tareas de alto valor (como el desarrollo de nuevos negocios y la gesti贸n de relaciones con los clientes) mediante el manejo de tareas administrativas y no relacionadas con el cliente.

  • Puestos de trabajo comunes de soporte de ventas: asistente de ventas, representante de soporte de ventas, analista de ventas, analista de marketing

8.Gesti贸n y alianzas de proveedores

El Grupo de gesti贸n y alianzas de proveedores es responsable de mantener relaciones con los proveedores que pueden ofrecer productos/servicios complementarios o relacionados con la esperanza de crear oportunidades de ventas adicionales.

Esto incluye el mantenimiento de la informaci贸n del proveedor, la negociaci贸n de alianzas con nuevos proveedores, la supervisi贸n del cumplimiento y los requisitos del proveedor y el seguimiento del proveedor, referencias.

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