Organigrama de ventas de una empresa ¿qué es y cómo acelera su proceso comercial?
Las ventas han dejado de ser sinónimo de improvisación para convertirse en una verdadera ciencia, basada en datos y procesos.
No es casualidad que un área tan importante para las organizaciones, con un impacto directo en el flujo de caja, necesite estar organizada y tener pasos de venta muy detallados.
A partir de un proceso empresarial claro, es posible garantizar que ningún cliente potencial se quede sin una respuesta adecuada y que la empresa pueda tener una previsibilidad más precisa sobre sus ingresos.
Después de todo, dentro del mismo contexto, seguir siempre los mismos pasos te permite lograr, en promedio, los mismos resultados.
Y, para poner en orden los pasos comerciales, un organigrama de ventas de una empresa es una excelente herramienta.
En este artículo, te explicare por qué y cómo puedes crear el tuyo, ¡vamos a verlo!
¿Qué es un organigrama de ventas?
Un organigrama del proceso de ventas muestra los pasos y posibles acciones que acompañan a la venta de un producto o servicio. Se pueden usar para capacitar a nuevos empleados, analizar procesos existentes o como parte de un software de automatización de ventas.
El organigrama de ventas, por tanto, es una adaptación de este modelo para que podamos ver gráficamente todos los pasos comerciales de una empresa, visualizando tareas, responsables y correlación entre actividades.
Es importante que este proceso se desarrolle de tal manera que se pueda utilizar en cada oportunidad de venta, desde la generación del cliente potencial hasta la atención al cliente proporcionado por Customer Success.
4 Razones para detallar los pasos de venta en el proceso empresarial
Una organización que tiene un organigrama del departamento de ventas bien diseñado, y es capaz de implementarlo dentro de la rutina de los vendedores, gana en eficiencia y en la gestión de procesos.
Además, hemos separado 4 beneficios más por los que vale la pena crear uno en tu empresa:
1. Coloca el proceso de ventas en los pasos que deben seguirse
Incluso siguiendo un embudo de ventas y teniendo un equipo calificado con responsabilidades claras, es común tener fallas en tu proceso de ventas.
La propuesta que está detenida por días en la mano del financista, el contrato que se olvida del vendedor, el seguimiento que no pasa. ¿O vas a decir que nunca pasaste por eso en tu gestión?
Con un organigrama de ventas, todos los pasos son claros y están condicionados por pasos anteriores o posteriores. Es decir, no hay forma de continuar con la negociación si no se ha logrado un paso anterior.
Del mismo modo, ¡todos los involucrados en la venta son muy conscientes de su papel y responsabilidad de hacer que se produzca el cierre!
2. Reducir riesgos
Una vez que los procesos en el departamento ventas son claros y el inicio de una actividad está condicionado a la finalización de otra, los riesgos para la organización también son menores.
Esto ocurre principalmente en la fase final del organigrama de ventas, cuando comienza la incorporación y la lealtad del cliente, un momento crucial para mantenerlo en la cartera.
Otros riesgos que se diluyen son:
- Oportunidades perdidas debido al tiempo
- «Abandono» prospectivo por falta de seguimiento
- Olvidar cualquier fase contractual que garantice la seguridad jurídica
3. Pon al cliente en el centro del proceso
Aunque cuando hablamos de procesos todo puede parecer más privado y menos personal desde el punto de vista de la relación con el cliente, el organigrama de ventas puede mostrar todo lo contrario.
Eso es porque establece los pasos de venta basados en el recorrido del cliente a través del embudo.
¡Pronto, todas las acciones se basarán en la experiencia de compra! Basta con que tú y tu equipo sepa personalizar cada actividad y será posible construir una experiencia inolvidable para el cliente potencial.
4. Garantiza una mejor previsibilidad en los resultados
Como decía al principio de este artículo, cuando se presenta un escenario similar, seguir un proceso bien estructurado en cada oportunidad, nos permite predecir cuáles serán los resultados que se obtendrán.
Por supuesto, son muchas las variables que pueden incidir en la consecución de las ventas, como momento económico, movimientos en el sector, entre otras. Pero, aun así, es posible trabajar con mayor asertividad en la previsibilidad de las ventas.
- ¿Y qué significa esto para una empresa?
¡Realiza inversiones de una manera mejor planificada, predice contrataciones, realiza campañas comerciales y muchas otras acciones que ayudan a impulsar aún más las ventas!
¿Cómo crear un organigrama de ventas?
Ahora ya sabe cuál es la función de un organigrama de ventas y cómo ayuda a administrar el proceso comercial, ¿verdad?
¡Entonces es hora de ensuciarte las manos para crear el tuyo!
En primer lugar, busca herramientas que permitan la construcción de un organigrama de ventas que sea visualmente claro para todos y que permita monitorear de manera simplificada.
Los sistemas CRM generalmente tienen esta función. También existen herramientas en línea para crear estos modelos.
Luego, comienza a “escribirlo” todo el proceso de ventas. Si aún no lo has documentado, ¡esta es una buena oportunidad para hacerlo!
Información más importante que debe de tener un organigrama de ventas
Al dibujar tu organigrama de ventas, recuerda detallar cada actividad a realizar, incluidos los siguientes detalles:
- Responsable
- Tipo de acción
- Siguiente paso o acción en sí
Con base en esta premisa, es hora de proporcionar información a tu organigrama.
Y, para hacer eso, solo date cuenta que no es más que los pasos del proceso de venta. Si bien pueden tener especificidades según el tipo de marketing de tu producto o servicio, generalmente serán los mismos que los presentas en el embudo de ventas:
- prospección;
- identificación de clientes potenciales;
- calificación de clientes potenciales;
- propuesta y negociación;
- cierre;
- inducción; y
- lealtad
Como es el organigrama del departamento de ventas
1.Ventas
El Departamento de Ventas es responsable de desarrollar y mantener las relaciones con los clientes.
Trabajan con la función de marketing para nutrir clientes potenciales a través del embudo de ventas, desde el descubrimiento de un producto o servicio hasta la compra (y compras repetidas).
Los vendedores modernos utilizan varios métodos para llegar a los clientes, incluido el correo electrónico, el teléfono, las redes sociales, el correo directo e incluso la antigua táctica puerta a puerta.
En algunos casos, los representantes de ventas cuentan con el apoyo de expertos técnicos en la materia y empleados administrativos para garantizar que dediquen la mayor parte de su tiempo a interacciones valiosas con los clientes.
2.Ventas internas
La función del departamento de ventas Internas es responsable de desarrollar y mantener las relaciones con los clientes.
A diferencia de la función de ventas externas (o ventas de campo), nutren y desarrollan clientes potenciales de forma remota, trabajando por teléfono (telemarketing, llamadas en frío) o por Internet para crear oportunidades de ventas.
El personal de ventas internas, a veces denominado telemarketers, es monitoreado de cerca para asegurar que están haciendo la cantidad correcta de llamadas a los clientes potenciales de ventas calificados y manejando esas llamadas de manera apropiada, cada día.
- Puestos de trabajo de ventas internas comunes: telemercadeo, representante de telemarketing, representante de ventas internas, representante de cuentas
3.Investigación y generación de leads
La función del departamento de investigación y generación de prospectos está estrechamente vinculada a la función de marketing.
Son responsables de desarrollar clientes potenciales de ventas preseleccionados (es decir, calificados) que coincidan con la personalidad de un comprador típico a través de una variedad de canales (boletines informativos por correo electrónico, redes sociales, correo directo, investigación en línea, etc.), investigando esos clientes potenciales y pasarlos a los empleados de ventas (personal de ventas internas o externas) para su seguimiento.
La información sobre las oportunidades de venta (dirección, número de teléfono, correo electrónico, historial de contactos, cargo, informes directos, etc.) a menudo se recopila en una aplicación de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para referencia futura.
- Puestos de trabajo comunes de generación de prospectos e investigación: analista de ventas, generador de prospectos, especialista en soporte de ventas, representante de soporte de ventas
4.Ventas externas
El Grupo de Ventas Externo se reúne con clientes potenciales o existentes cara a cara para desarrollar y mantener relaciones.
A menudo trabajan con el personal de ventas internas, generación de prospectos y soporte de ventas para rastrear prospectos, establecer reuniones, recopilar inteligencia de ventas, generar propuestas y producir cotizaciones para prospectos de ventas.
El personal de ventas externas es el «rostro» de muchas empresas: interactúan directamente con clientes potenciales y existentes. Estas interacciones pueden hacer o deshacer la percepción pública de la empresa que representan.
- Puestos de trabajo comunes de ventas externas: Representante de ventas directas, Representante de ventas externas, Representante de ventas de área.
5.Precios y cotizaciones
El Grupo de Precios y Cotizaciones trabaja en estrecha colaboración con los equipos de ventas internas y externas para generar cotizaciones precisas para la cantidad de productos o servicios que el cliente acordó comprar.
Fijan el precio de todos los productos o servicios, crean programas de pago (si es necesario), administran los precios con descuento y segmentados y también determinan los ingresos proyectados para cada cliente.
- Puestos comunes de precios y cotizaciones: Especialista en precios, Analista de precios, Especialista en servicio al cliente, Especialista en gestión de pedidos
6.Incentivos y gestión del rendimiento de ventas
El Grupo de Incentivos y Gestión del Desempeño de Ventas desarrolla paquetes de compensación para la fuerza de ventas y establece metas e indicadores clave de desempeño (KPI) basados en los objetivos de la empresa.
Son responsables de definir cuotas de ventas, territorios, objetivos de ventas basados en ganancias, pronósticos de ventas y mantener un alto nivel de desempeño dentro de la fuerza de ventas.
Trabajan con la administración de ventas para revisar los paquetes de compensación y ajustarlos en función de los comentarios del personal de ventas, los objetivos de la empresa y las tarifas de pago del mercado.
- Puestos comunes de empleo en Incentivos y gestión del rendimiento de ventas: Analista de rendimiento, Analista de ventas, Analista de comisiones de incentivos
7.Soporte de ventas
El Grupo de soporte de ventas trabaja en estrecha colaboración con los equipos de ventas internos o externos para recopilar detalles sobre las necesidades de los clientes potenciales, redactar propuestas de ventas, confirmar reuniones y realizar cualquier otro trabajo administrativo (impresión, envío de faxes, programación, etc.) relacionado con las actividades de venta.
El personal de soporte de ventas está diseñado para permitir que los productores de ventas mejor pagados se concentren en tareas de alto valor (como el desarrollo de nuevos negocios y la gestión de relaciones con los clientes) mediante el manejo de tareas administrativas y no relacionadas con el cliente.
- Puestos de trabajo comunes de soporte de ventas: asistente de ventas, representante de soporte de ventas, analista de ventas, analista de marketing
8.Gestión y alianzas de proveedores
El Grupo de gestión y alianzas de proveedores es responsable de mantener relaciones con los proveedores que pueden ofrecer productos/servicios complementarios o relacionados con la esperanza de crear oportunidades de ventas adicionales.
Esto incluye el mantenimiento de la información del proveedor, la negociación de alianzas con nuevos proveedores, la supervisión del cumplimiento y los requisitos del proveedor y el seguimiento del proveedor, referencias.